Tietosuojaseloste

2. Kenen tietoja käsittelemme?

Käsittelemme yhteydenottajien, yksityisasiakkaiden sekä taloyhtiöiden, yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Hankkeen aineisto voi sisältää myös muiden osapuolten henkilötietoja, kun ne ovat sovitun tehtävän kannalta tarpeellisia.

3. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme ne?

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä mahdollinen organisaatio ja asema hankkeessa.
• Kohteen osoite, palvelutarve, hankkeen vaihe ja aikataulu sekä yhteydenoton sisältö.
• Toimeksiannon hoitamiseen tarvittavat sopimus-, viestintä-, raportointi- ja laskutustiedot sekä hankkeen asiakirjoihin ja kuviin sisältyvät tarpeelliset henkilötiedot.

Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai toimeksiannon aikana. Hanketietoja voidaan saada myös tilaajalta ja muilta hankkeen osapuolilta, kuten suunnittelijoilta ja urakoitsijoilta.

Sivuston teknisessä ylläpidossa voidaan käsitellä yhteyden muodostamiseen, virhetilanteisiin ja tietoturvaan liittyviä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta ja tapahtuma-aikaa.

Anna vain yhteydenoton tai sovitun tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Vältä tarpeettomien henkilötunnusten, terveystietojen ja muiden erityistä suojaa edellyttävien tietojen lähettämistä.

Yhteydenotto on vapaaehtoinen. Tarvitsemme kuitenkin riittävät yhteys- ja hanketiedot vastataksemme pyyntöösi tai toteuttaaksemme palvelun. Ilman tarpeellisia tietoja asian hoitaminen voi estyä.

4. Mihin käytämme tietoja ja millä perusteella?

• Tarjouksen valmistelu ja palvelun toteuttaminen: kun olet itse sopimuksen osapuoli, perusteena on sopimuksen täyttäminen tai pyynnöstäsi tehtävät sopimusta edeltävät toimet.
• Yritysten ja taloyhtiöiden yhteyshenkilöiden kanssa asiointi: perusteena on oikeutettu etumme hoitaa asiakassuhdetta, projektiviestintää ja sovittuja tehtäviä.
• Muut yhteydenotot ja vaatimusten käsittely: perusteena on oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin, selvittää palvelua koskevat kysymykset ja puolustaa oikeuksiamme.
• Kirjanpito ja viranomaisvelvoitteet: perusteena on meitä koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
• Sivuston toimivuus ja tietoturva: perusteena on oikeutettu etumme ylläpitää toimivaa palvelua sekä ehkäistä ja selvittää väärinkäytöksiä.

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä otetaan huomioon myös oikeutesi ja kohtuulliset odotuksesi. Jos tietoja käsitellään erillisen suostumuksen perusteella, käyttötarkoitus kerrotaan suostumusta pyydettäessä.

5. Kuka käsittelee tietoja?

Henkilötietojen käyttö rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen. Palvelun toteuttamiseksi tietoja voidaan käsitellä verkkosivuston ylläpito-, sähköposti- ja taloushallintopalveluissa.

Verkkosivuston ylläpidossa käytämme Zoner Oy:n WP.one-palvelua. Zoner käsittelee sivustolle tallentuvia henkilötietoja Onni Rakennus Oy:n lukuun palvelun ylläpitämiseksi, suojaamiseksi ja varmuuskopioimiseksi. Zoner voi käyttää näissä tehtävissä alihankkijoita. Käsittelyyn sovelletaan Zonerin tietojenkäsittelyehtoja.

Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa tilaajalle, suunnittelijoille, urakoitsijoille ja muille sovittuun tehtävään osallistuville asiantuntijoille. Viranomaisille tietoja toimitetaan lakisääteisen velvoitteen tai sovittuun toimeksiantoon kuuluvan asioinnin perusteella.

6. Tietojen käsittelyalue ja kansainväliset siirrot

Zonerin tietojenkäsittelyehdot mahdollistavat alihankkijoiden käytön myös Euroopan talousalueen ulkopuolella. Jos käsittelyyn sisältyy siirto maahan, jota Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätös ei koske, ehdot velvoittavat Zonerin käyttämään komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Voit pyytää tietoja henkilötietojesi käsittelypaikoista, sovellettavista siirtojärjestelyistä ja suojatoimista sekä jäljennöksen sovellettavista suojatoimista tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöltä: jere.kontiainen@onnirakennus.fi.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Sopimukseen johtamattomat yhteydenotot ja tarjoukset: poistamme henkilötiedot 12 kuukauden kuluttua viimeisestä asian käsittelyyn liittyvästä yhteydenotosta. Sama käytäntö koskee lomaketallenteita ja sähköpostikopioita.
• Sopimus- ja projektiasiakirjat: säilytämme tehtävän hoitamiseen tarvittavat tiedot toimeksiannon ajan. Sen päätyttyä säilytämme vain sopimuksen takuu- ja vastuuaikojen sekä sovellettavien vaatimusaikojen vuoksi tarpeellisen aineiston. Säilytysaika määräytyy toimeksiannon ja sitä koskevien velvoitteiden perusteella.
• Tarpeettomat liitteet ja työkopiot: poistamme tiedot, kun niiden käyttötarkoitus päättyy tai ne korvataan ajantasaisella aineistolla.
• Kirjanpitoaineisto: säilytämme aineiston kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisten säilytysvelvoitteiden ajan. Tämä ei tarkoita kaikkien asiakasviestien tai lomakekopioiden säilyttämistä kirjanpitoaineistona.
• Keskeneräinen vaatimus tai riita: säilytämme asian käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot asian käsittelyn ja siihen sovellettavien määräaikojen ajan.

Teknisten lokien ja varmuuskopioiden säilyminen määräytyy käytetyn palvelun asetusten ja käyttötarkoituksen perusteella. Varmuuskopioiden tiedot poistuvat palvelun varmuuskopiokierron yhteydessä. Tietoturvahäiriön selvittämiseen tarvittavaa aineistoa voidaan säilyttää asian käsittelyn ajan. Lisätietoja omaan aineistoosi sovellettavasta säilytysajasta saat yhteyshenkilöltä.

8. Tietojen suojaaminen ja evästeet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan luottamuksellisuutta ja tehtävän mukaista käyttöoikeuksien rajaamista. Suojauksen tarkoituksena on ehkäistä tietojen asiaton käyttö, muuttaminen, luovuttaminen ja häviäminen.

Verkkopalvelun toiminta ja tietoturva voivat edellyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tekniikoita. Muiden kuin välttämättömien tekniikoiden käyttö edellyttää etukäteistä suostumustasi. Mahdollisesta tällaisesta käytöstä annetaan erilliset tiedot suostumusta pyydettäessä.

Voit hallita ja poistaa selaimeen tallennettuja evästeitä selaimesi asetuksista. Välttämättömien evästeiden estäminen voi vaikuttaa sivuston toimintoihin.

9. Oikeutesi ja pyyntöjen tekeminen

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

• Poistaminen ja rajoittaminen: voit pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä.
• Käsittelyn vastustaminen: voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• Tietojen siirtäminen: voit saada itse antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Voit myös pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
• Suostumuksen peruuttaminen: jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien toteuttamiseen voi liittyä lakisääteisiä rajoituksia. Tietoja ei esimerkiksi aina voida poistaa, jos niitä tarvitaan lakisääteisen säilytysvelvoitteen tai oikeudellisen vaatimuksen vuoksi.

Lähetä pyyntösi osoitteeseen jere.kontiainen@onnirakennus.fi. Henkilöllisyytesi voidaan tarvittaessa varmistaa pyynnön käsittelemiseksi. Kerromme sinulle pyynnön johdosta tehdyistä toimista tai perusteen, jos pyyntöä ei voida toteuttaa.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä kantelun Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

10. Selosteen päivittäminen

Päivitämme selostetta, kun henkilötietojen käsittely tai palvelumme muuttuvat. Ajantasainen versio on saatavilla tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy selosteen alussa.